Teilnehmerprozess
E-Mail, Excel, Einstufungstest, Rechnung, Teilnehmerliste: Jeder Schritt funktioniert, aber zwischen den Schritten wird kopiert. Mit Sprachschul-Admin erfasst du eine Person einmal, vom ersten Kontakt bis zum Zertifikat.
Was zwischen den Schritten passiert
Doppelte Datensätze
Dieselbe Person existiert zweimal, mit unterschiedlichem Stand.
Falsche Namen auf Dokumenten
auf Rechnung, Zertifikat oder in BAMF-Unterlagen.
Veralteter Zahlungsstatus
Bezahlt, aber noch kein Zugang. Abgemeldet, aber weiter berechnet.
Rückfragen ohne Ende
„Vielen Dank für deine Anmeldung“, obwohl noch gar nichts bestätigt ist.
Das Prinzip
Am Anfang stehen nur Name und Kursinteresse. Später kommen Einstufung, Kurszuweisung, Zahlung und Anwesenheit dazu. Nichts wird neu angelegt, und ein Kurswechsel überschreibt nicht die Historie.
AH
Amira Haddad
ein Datensatz seit der ersten Anfrage
Anfrage
Kontakt, Kurswunsch, Zeiten
Einstufung
Integrationskurs · Modul 3
Anmeldung
IK-B1-114 · verbindlich
Abrechnung
Kostenträger BAMF · bezahlt
Kurs
Anwesenheit 96 %
Abschluss
Zertifikat mit geprüftem Namen
Jede Rolle sieht nur, was sie braucht
Lehrkraft
Kursliste, Anwesenheit
Buchhaltung
Rechnung, Zahlung
Beratung
Vorkenntnisse, Einstufung
Wo es sich im Alltag auszahlt
Bei jeder Person
Für jede Person ist klar, was erledigt ist, was fehlt, wer zuständig ist, welche Frist läuft und was als Nächstes passiert. Reservierungen laufen automatisch ab, damit keine Plätze blockiert bleiben.
Keine Plätze, die wochenlang für niemanden reserviert sind.
Amira Haddad
IK-B1-114 · Start 10.11.
Platz reserviert
Einstufung, Lernberatung, Platz reserviert
Berechtigungsschein
Frau Weber, Verwaltung
Reservierung läuft in 3 Tagen ab
Erinnerung an Amira geht morgen automatisch raus
Einstufungstest · Amira Haddad
21.10. · Lehrkraft: Herr Novak
Abgeschlossen
✓
Mündlicher Teil bewertet
Baustein 1
✓
Fragebogen zum Lernweg
Baustein 2
✓
Schriftlicher Teil bewertet
Baustein 3
✓
Lernberatung abgeschlossen
dokumentiert
Empfehlung der Lehrkraft
Integrationskurs · Einstieg Modul 3
Passender Kurs
IK-B1-114 · 2 Plätze frei
Ergebnis übernommen, nichts abgetippt
Platz reservieren
Nach dem Einstufungstest
Seit 2026 kann der Einstufungstest digital beim Kursträger durchgeführt werden. Bausteine, Ergebnis und Empfehlung werden strukturiert erfasst und gehen direkt in Lernberatung und Kurszuweisung über.
Einstufungstest digital ist im Preis von Sprachschul-Admin enthalten.
In der Kommunikation
Statt „Vielen Dank für deine Anmeldung“ nach jedem Formular bekommen Teilnehmende Nachrichten, die den echten Stand benennen. Die Bestätigung kommt erst, wenn Platz und Unterlagen wirklich stehen, mit allem, was sie zum Start brauchen.
Weniger Anrufe, keine doppelten Anmeldungen.
Nachrichten an Amira
automatisch zum jeweiligen Status
02.10.
Anfrage eingegangen
14.10.
Testtermin bestätigt · 21.10., 10:00
22.10.
Platz reserviert · Berechtigungsschein fehlt noch
Heute
Verbindlich angemeldet
Kurs
IK-B1-114 · Integrationskurs
Start
10.11., Mo–Do 09:00–12:15
Ort
Raum 2
Kosten
übernimmt das BAMF
Kontakt
Frau Weber
Wer was entscheidet
Regelbasierte Schritte laufen automatisch. Fachliche und sensible Entscheidungen bleiben bei euren Mitarbeitenden. Die Software sorgt dafür, dass dafür alle Informationen bereitliegen.
Läuft automatisch
Eingangsbestätigung
Termin- und ET-Erinnerung
Erinnerung an Unterlagen
Ablauf einer Reservierung
Rechnung und Zahlungszuordnung
Warnung bei Fehlzeiten
Zertifikat aus geprüften Daten
Bleibt bei euch
Auswahl des Testpfads
Bewertung mündlicher Leistungen
Kursart- und Modulempfehlung
Lernberatung
Sonderfälle und Kulanz
Prüfungsfreigabe
Kurz gefragt
Alle Schritte im Detail: Ratgeber im Blog lesen →
Kann der Einstufungstest von zu Hause gemacht werden?
+
Nein. Die digitale Durchführung findet weiterhin beaufsichtigt beim Kursträger statt. Testschutz, Bewertung und Lernberatung bleiben in der Verantwortung der Schule.
Was passiert, wenn nach dem Test kein Kurs frei ist?
+
Wertet die Software den Einstufungstest automatisch aus?
+
Kostenlose Demo
Wir begleiten gemeinsam eine Person von der Anfrage bis zum Zertifikat, mit deinen Kursarten und deinen Fragen.
45 Minuten per Video
Unverbindlich
Einstufungstest inklusive
Zertifikat erstellt · Amira Haddad
Das siehst du in der Demo
1
Anfrage wird zum Datensatz
aus dem Formular, ohne Abtippen
2
Einstufungstest bis Kursplatz
Ergebnis direkt in der Kurszuweisung
3
Anmeldung, Rechnung, Zertifikat
alles aus denselben Daten
