Kursprozess

Ein Kurs wird verschoben.
Du änderst es an sieben Stellen.

Kalender, Excel, Lehrkraft, Teilnehmende, BAMF-Meldung, Rechnungen, Aufgabenliste. Wird eine Stelle vergessen, gibt es zwei Versionen desselben Kurses. Mit Sprachschul-Admin änderst du es einmal.

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So funktioniert es

IK-B1-114 · Integrationskurs

Beispiel

Kursstart 03.11. → 10.11.

Heute: Excel, Kalender, E-Mail

Mit Sprachschul-Admin

Kurskalender

von Hand geändert

Excel-Übersicht

von Hand geändert

Lehrkraft

vergessen: kommt am 03.11.

Teilnehmende

14 E-Mails einzeln

BAMF-Meldung

in der Webmaske nachgetragen

Rechnungen & Zahlungspläne

vergessen: falsch berechnet

Aufgabenliste

von Hand angepasst

7 Änderungen von Hand · 2 vergessen

Fällt meist erst am Modulende auf.

IK-B1-114 · Integrationskurs

Beispiel

Kursstart 03.11. → 10.11.

Heute

Mit Sprachschul-Admin

Kurskalender

von Hand geändert

Excel-Übersicht

von Hand geändert

Lehrkraft

vergessen: kommt am 03.11.

Teilnehmende

14 E-Mails einzeln

BAMF-Meldung

in der Webmaske nachgetragen

Rechnungen & Zahlungspläne

vergessen: falsch berechnet

Aufgabenliste

von Hand angepasst

7 Änderungen von Hand · 2 vergessen

Fällt meist erst am Modulende auf.

IK-B1-114 · Integrationskurs

Beispiel

Kursstart 03.11. → 10.11.

Heute: Excel, Kalender, E-Mail

Mit Sprachschul-Admin

Kurskalender

von Hand geändert

Excel-Übersicht

von Hand geändert

Lehrkraft

vergessen: kommt am 03.11.

Teilnehmende

14 E-Mails einzeln

BAMF-Meldung

in der Webmaske nachgetragen

Rechnungen & Zahlungspläne

vergessen: falsch berechnet

Aufgabenliste

von Hand angepasst

7 Änderungen von Hand · 2 vergessen

Fällt meist erst am Modulende auf.

Was passiert, wenn eine Stelle fehlt

Die Folgen zeigen sich erst später. Dann wird es teuer.

Lehrkräfte bekommen alte Termine

und stehen am falschen Tag im Raum.

Teilnehmende kommen am falschen Tag

und rufen in der Verwaltung an.

Kursabschnitte werden falsch berechnet

und Abrechnungen müssen korrigiert werden.

Anwesenheit passt nicht zur Belegung

und am Modulende beginnt die Suche.

Das Prinzip

Einmal erfassen. Überall verwenden.

Kurs, Teilnehmende und Lehrkräfte liegen in einem Datensatz. Änderst du etwas, übernehmen Kommunikation, Anwesenheit, Meldungen und Abrechnung es automatisch.

Ein Kursdatensatz

IK-B1-114

Anfrage

Interessierte zentral erfasst

Planung

Termine, Räume, Lehrkräfte

Unterricht

Anwesenheit direkt erfasst

Abrechnung

aus echten Daten vorbereitet

Zahlung

Eingang zugeordnet

Wo es sich im Alltag auszahlt

Drei Momente, in denen du keine Zeit mehr verlierst.

Vor dem Start

Du siehst, was den Kursstart noch blockiert.

Viele Probleme entstehen, weil ein Starttermin schon kommuniziert wird, obwohl die Lehrkraft noch nicht bestätigt hat. Ein Kurs gilt erst als startbereit, wenn alle Punkte geklärt sind.

Keine Zusage, die du später zurücknehmen musst.

IK-B1-114

Start geplant: 10.11.

Vorläufig geplant

✓

Kursart und Niveau geprüft

✓

Teilnehmende verbindlich

14 / 14

✓

Terminplan inkl. Feiertage

100 UE

✓

Raum frei

Raum 2

Lehrkraft angefragt, Bestätigung fehlt

seit 2 Tagen

Unterlagen von 2 Teilnehmenden fehlen

offen

2 Punkte blockieren den Start

Startbereit setzen

Heute, 09:00 – 12:15

IK-B1-114 · Modul 3 · 4 UE

Lehrkraft-Ansicht

Amira H.

anwesend

fehlt

Daniel K.

anwesend

fehlt

Fatma Y.

anwesend

fehlt

Ivan P.

anwesend

fehlt

Erinnerung an Frau Weber: Anwesenheit für Do., 06.11. fehlt noch.

Während des Kurses

Anwesenheit ohne ständiges Nachfragen.

Die Lehrkraft trägt die Anwesenheit direkt nach dem Unterricht ein, die Teilnehmenden sind schon hinterlegt. Fehlt ein Eintrag, erinnert das System automatisch. Kein Abtippen von Papierlisten.

Du prüfst nur noch die ungeklärten Fälle.

Am Modulende

Die Abrechnung ist vorbereitet, bevor das Modul endet.

Schon während des Kursabschnitts prüft ein Vollständigkeitscheck Termine, Unterrichtseinheiten, Anwesenheit und Fehlzeiten. Erst wenn alles stimmt, gibst du den Abschnitt zur Abrechnung frei.

Kein hektisches Zusammensuchen am Modulende.

Modulabschluss · Modul 3

IK-B1-114

Fast fertig

✓

Alle Termine abgeschlossen

25 / 25

✓

UE geplant = durchgeführt

100 / 100

✓

Anwesenheit vollständig

14 TN

✓

Kurswechsel dokumentiert

Fehlzeit von Fatma Y. ungeklärt

06.11.

1 Punkt offen

Zur Abrechnung freigeben

Und danach

Fertig ist ein Kurs erst, wenn das Geld da ist.

Der letzte Unterrichtstag beendet nur den pädagogischen Teil. Sprachschul-Admin zeigt dir auch beendete Kurse, bei denen Abrechnung oder Zahlung noch offen sind.

Letzter Kurstag

Abschnitt geprüft

Vollständigkeitscheck bestanden

Abrechnung

Übermittelt

aus den tatsächlichen Kursdaten

Bank

Zahlung eingegangen

automatisch erkannt

Abgeschlossen

Zahlung zugeordnet

zur richtigen Rechnung und zum richtigen Kurs

Kurz gefragt

Was Schulleitungen dazu wissen wollen

Alle Schritte im Detail: Ratgeber im Blog lesen →

Reicht Excel nicht aus?

Bei wenigen Kursen und einem kleinen Team zunächst ja. Kritisch wird es, wenn dieselben Daten zusätzlich in Kalender, E-Mails, BAMF-Webmaske und Rechnungsprogramm übertragen werden müssen.

Muss ich meine Werkzeuge alle ersetzen?

Brauche ich noch Papierunterlagen?

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In der Demo spielen wir einen deiner Kurse durch, von der Anfrage bis zum Zahlungseingang.

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Alle Funktionen

Ein Kurs wird verschoben.Du änderst es an sieben Stellen.

Ein Kurs wird verschoben.Du änderst es an sieben Stellen.

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Die Folgen zeigen sich erst später. Dann wird es teuer.

Die Folgen zeigen sich erst später. Dann wird es teuer.

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Einmal erfassen. Überall verwenden.

Einmal erfassen. Überall verwenden.

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Drei Momente, in denen du keine Zeit mehr verlierst.

Drei Momente, in denen du keine Zeit mehr verlierst.

Drei Momente, in denen du keine Zeit mehr verlierst.

Du siehst, was den Kursstart noch blockiert.

Du siehst, was den Kursstart noch blockiert.

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Anwesenheit ohne ständiges Nachfragen.

Anwesenheit ohne ständiges Nachfragen.

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Die Abrechnung ist vorbereitet, bevor das Modul endet.

Die Abrechnung ist vorbereitet, bevor das Modul endet.

Die Abrechnung ist vorbereitet, bevor das Modul endet.

Fertig ist ein Kurs erst, wenn das Geld da ist.

Fertig ist ein Kurs erst, wenn das Geld da ist.

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Was Schulleitungen dazu wissen wollen

Was Schulleitungen dazu wissen wollen

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Sieh dir deinen Kursprozess in 45 Minuten an.

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© Tarantech UG (haftungsbeschränkt) 2026

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