Eine neue Teilnehmerin möchte in wenigen Tagen mit ihrem Integrationskurs beginnen. Ihre Daten sind bereits in der Kursverwaltung erfasst, die Teilnahmeberechtigung liegt als Scan vor und ein passender Kursplatz ist reserviert. Trotzdem ist der Vorgang noch nicht abgeschlossen.

Die Anmeldung muss an das BAMF übermittelt werden. Gleichzeitig ist unklar, wie viele Unterrichtsstunden bereits verbraucht wurden. Auf dem Dokument stehen mehrere Nummern, eine Rückfrage an das Jobcenter ist noch offen und die Schreibweise des Namens stimmt nicht vollständig mit dem Ausweisdokument überein. Obwohl viele Schritte digital ablaufen, muss die Verwaltung die Informationen prüfen, zuordnen und über unterschiedliche Systeme hinweg nachhalten.

Genau daran zeigt sich der aktuelle Stand der Behördenkommunikation: InGe und BerD ermöglichen inzwischen wichtige digitale Verbindungen zum BAMF. Jobcenter und Ausländerbehörden arbeiten ebenfalls mit eigenen Fachverfahren. Eine durchgängige Schnittstelle, die alle Beteiligten direkt mit der Kursverwaltung einer Sprachschule verbindet, gibt es jedoch nicht.

In diesem Artikel erfährst du, welche Meldungen bereits digital laufen, wie sich Webmasken und echte Schnittstellen unterscheiden und an welchen Stellen weiterhin manuelle Arbeit notwendig bleibt.

Digitale Behördenkommunikation ist nicht gleich Systemintegration

Viele Behördenprozesse laufen heute digital, ohne vollständig mit der Kursverwaltung einer Sprachschule verbunden zu sein. Entscheidend ist deshalb nicht nur, ob ein Onlineportal existiert, sondern ob vorhandene Daten ohne erneute Eingabe übernommen und Rückmeldungen wieder richtig zugeordnet werden können.

Im Sprachschulalltag werden häufig unterschiedliche Formen der Digitalisierung miteinander gleichgesetzt. Ein Onlineantrag ist aber etwas anderes als eine Webmaske. Und eine Webmaske ist noch keine Schnittstelle zur eigenen Verwaltungssoftware.

Eine Webmaske ersetzt zunächst den Papierbogen. Sie verhindert aber nicht automatisch, dass dieselben Angaben an mehreren Stellen gepflegt werden. Wenn Teilnehmerdaten bereits in der Kursverwaltung stehen und anschließend noch einmal in ein Behördenportal übertragen werden müssen, bleibt die Doppelerfassung bestehen.

Eine echte Schnittstelle kann dagegen:

• vorhandene Teilnehmer- und Kursdaten übernehmen;

• Pflichtfelder und Datenformate prüfen;

• strukturierte Meldungen versenden;

• Übertragungsfehler sichtbar machen;

• Rückmeldungen des BAMF abrufen;

• Bearbeitungsstände im internen Vorgang dokumentieren.

Trotzdem entsteht dadurch noch keine vollständig automatisierte Verwaltung. Nicht jede Rückfrage passt in ein standardisiertes Datenfeld. Fehlende Dokumente, widersprüchliche Angaben oder individuelle Entscheidungen müssen weiterhin von Menschen geprüft werden.

Wie stark E-Mail, Post, Portale und interne Ablagen im Alltag ineinandergreifen, zeigt auch der Beitrag über die Behördenkommunikation in Sprachschulen.

InGe und BerD bilden zwei unterschiedliche Entwicklungsstände ab

InGe ist die etablierte digitale Verbindung für Integrationskurse, während BerD die Berufssprachkurse abbildet und erst seit März 2026 eine erste Dienstleisterschnittstelle bietet. Beide Anwendungen gehören zum BAMF, unterscheiden sich aber deutlich in Funktionsumfang und Reifegrad.

InGe steht für Integrations-Geschäftsdatei. Das System bildet den Datenaustausch rund um Integrationskurse ab und wird seit vielen Jahren erweitert. Für Kursträger stellt das BAMF zwei Verfahren bereit:

• das Webmaskenverfahren im Browser;

• das Webservice-Verfahren über eine freigegebene Kursverwaltungssoftware.

BerD steht für Berufssprachkurse Digital. Seit März 2025 werden zahlreiche Verwaltungs- und Abrechnungsprozesse der Berufssprachkurse über diese Fachanwendung abgewickelt. In der ersten Ausbaustufe handelte es sich jedoch ausschließlich um eine Webanwendung. Träger mussten Daten deshalb häufig sowohl in ihrer eigenen Kursverwaltung als auch in BerD pflegen.

Seit dem 10. März 2026 können externe Systeme an eine erste BerD-Dienstleisterschnittstelle angebunden werden. Der Umfang ist derzeit noch deutlich kleiner als bei InGe.

Die beiden Anwendungen sollten daher nicht pauschal als gleichwertige „BAMF-Schnittstellen“ bezeichnet werden. InGe erlaubt bereits einen vergleichsweise umfangreichen Austausch. Bei BerD entsteht die direkte Verbindung zu externen Kursverwaltungssystemen dagegen erst schrittweise.

Warum muss ich Daten doppelt eingeben, obwohl der Prozess bereits digital ist?

Doppelerfassung entsteht, wenn eine Behörde zwar ein digitales Portal anbietet, dieses aber nicht oder nur teilweise mit der Kursverwaltungssoftware verbunden ist. Die Daten werden dann nicht mehr auf Papier eingetragen, müssen aber trotzdem ein zweites Mal erfasst werden.

Ein typischer Prozess sieht so aus:

1. Die Sprachschule erfasst die Person in ihrer Teilnehmerverwaltung.

2. Berechtigung, Kontaktdaten und Kurszuordnung werden intern gespeichert.

3. Die Verwaltung dokumentiert Anwesenheiten und Fehlzeiten.

4. Für die Behördenmeldung wird eine separate Webmaske geöffnet.

5. dieselben Angaben werden erneut eingegeben oder aus internen Listen übertragen.

6. Die Rückmeldung aus dem Portal wird anschließend dem internen Vorgang zugeordnet.

Schon kleine Abweichungen können dabei Probleme verursachen. Ein Name wird in einer Maske mit Bindestrich und in einer anderen ohne Bindestrich geführt. Das Geburtsdatum wurde falsch übertragen. Eine Personenkennziffer fehlt oder eine alte Anschrift steht noch im Datensatz.

Besonders häufig entsteht Doppelerfassung durch:

• fehlende Schnittstellen;

• noch nicht freigeschaltete Webservices;

• unterschiedliche Pflichtfelder in den beteiligten Systemen;

• Dokumente, die nur als PDF, Foto oder Scan vorliegen;

• separate Kennungen von BAMF, Jobcenter und Ausländerbehörde;

• Meldungen, die von der Schnittstelle noch nicht unterstützt werden;

• notwendige Abschlusskontrollen in der Behördenanwendung.

Eine digitale Webmaske kann den Postweg ersetzen und die Bearbeitung beschleunigen. Sie beseitigt aber nicht automatisch die Übertragung zwischen interner Verwaltung und Behörde. Der entscheidende Effizienzgewinn entsteht erst, wenn dieselben Daten in mehreren Prozessschritten wiederverwendet werden können.

Diese Meldungen lassen sich über InGe bereits digital abwickeln

Über InGe können Sprachschulen zahlreiche Teilnehmer-, Kurs- und Prüfungsdaten elektronisch mit dem BAMF austauschen. Voraussetzung für die direkte Übermittlung aus der Kursverwaltung ist die Nutzung eines freigegebenen Webservice-Verfahrens.

Das BAMF beschreibt sowohl das Webmasken- als auch das Webservice-Verfahren auf der offiziellen Seite zu InGe-Online für Kursträger.

Je nach angebundener Software und Freigabe können unter anderem folgende Vorgänge unterstützt werden:

Teilnehmerbezogene Verfahren

• Anmeldung beim Träger im Erstverfahren;

• Anmeldung im Wiederholungsverfahren;

• Teilnehmerauskunft;

• Sprachtestmeldung;

• Abruf bereits vorhandener BAMF-Daten.

Kursbezogene Verfahren

• Kursplanung erfassen;

• Kursplanung aktualisieren;

• Kursplanung stornieren;

• Kursbeginn melden;

• Beginn eines Kursabschnitts melden;

• Kursabschnitt aktualisieren;

• Kursortänderung melden;

• Kursauskunft abrufen.

Prüfungsbezogene Verfahren

Je nach System können zusätzlich Meldungen zum Test „Leben in Deutschland“ verarbeitet werden. Dazu gehören die Erfassung und Aktualisierung der Prüfung, Teilnehmermeldungen sowie entsprechende Auskünfte.

Besonders hilfreich ist die Teilnehmerauskunft. Sie kann Informationen liefern, die für Kursberatung und Planung relevant sind, zum Beispiel:

• Art der Teilnahmeberechtigung;

• bereits besuchte Kursabschnitte;

• verbrauchte Unterrichtsstunden;

• verbleibendes Stundenkontingent;

• Kostenbefreiungsstatus;

• vorhandene Trägeranmeldungen;

• frühere Sprachtests.

Damit unterstützt InGe nicht nur den Versand von Daten. Informationen können auch vom BAMF abgerufen und in der Kursverwaltung angezeigt oder teilweise übernommen werden.

Die Schnittstelle funktioniert allerdings erst, wenn die organisatorischen und technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu gehören typischerweise:

• Anmeldung beim BAMF;

• Zugang zur Delegierten Benutzerverwaltung;

• gültige BAMF-Trägerkennung;

• hinterlegte Kursortkennungen;

• korrekte Lehrkraftidentifikationen;

• technische Konfiguration;

• Test- und Freigabeverfahren.

Eine Software mit InGe-Funktion kann daher nicht automatisch am ersten Tag Echtdaten übermitteln. Stammdaten, Zugänge und Zuständigkeiten müssen zunächst sauber eingerichtet werden. Welche Meldungen und Dokumentationspflichten darüber hinaus zu beachten sind, haben wir im Überblick zu den Verwaltungsanforderungen bei BAMF-Integrationskursen zusammengefasst.

Kann eine Kursverwaltungssoftware direkt mit dem Jobcenter kommunizieren?

Eine allgemeine direkte Schnittstelle zwischen Kursverwaltungssoftware und Jobcenter gibt es für BAMF-Sprachkurse nicht. Bestimmte Informationen werden elektronisch ausgetauscht, der Datenfluss läuft aber überwiegend über die Fachverfahren des BAMF.

Bei Integrationskursen können Jobcenter über InGe-Online-TGS eingebunden werden. Sie können beispielsweise Verpflichtungsdaten an das BAMF übermitteln und bestimmte Informationen zur Kursanmeldung oder zum Kursverlauf abfragen.

Die Sprachschule erhält dadurch jedoch keinen direkten Zugang zum Fachverfahren oder zur elektronischen Akte des Jobcenters. Sie kann aus ihrer Kursverwaltung normalerweise nicht beliebige Nachrichten an die zuständige Integrationsfachkraft senden oder individuelle Entscheidungen automatisiert anfordern.

Manuell bleiben daher häufig:

• Rückfragen zu fehlenden Teilnahmeberechtigungen;

• Korrekturen falscher Kundennummern;

• Klärung der Zuständigkeit nach einem Umzug;

• Erläuterungen zu längeren Fehlzeiten;

• Meldungen zu einem Kursabbruch;

• Abstimmungen bei einer Arbeitsaufnahme;

• individuelle Gründe für einen Wechsel oder Nichtantritt;

• Nachreichung zusätzlicher Dokumente.

Die Bundesagentur für Arbeit besitzt mit eM@w zwar eine digitale Schnittstelle für Bildungsträger. Darüber können für bestimmte arbeitsmarktpolitische Maßnahmen unter anderem An- und Abmeldungen, Datenänderungen und Verlaufsberichte übertragen werden. Die elektronische Maßnahmeabwicklung eM@w ist jedoch keine universelle Schnittstelle für jeden Integrations- oder Berufssprachkurs.

Auch KURSNET löst dieses Problem nicht. Seine XML-Schnittstelle dient hauptsächlich dazu, Bildungsangebote und Veranstaltungstermine zu veröffentlichen. Sie bildet weder die vollständige Teilnehmerverwaltung noch die individuelle Kommunikation mit einem Jobcenter ab.

BerD reduziert erste Medienbrüche bei Berufssprachkursen

Seit dem 10. März 2026 kann BerD erste Daten aus externen Kursverwaltungssystemen übernehmen. Der aktuelle Funktionsumfang reduziert Doppelerfassung, bildet aber noch keinen vollständig automatisierten Prozess.

BerD wurde im März 2025 als zentrale Fachanwendung für Berufssprachkurse eingeführt. Für die Träger war das zunächst eine widersprüchliche Entwicklung: Die Kommunikation mit dem BAMF wurde digitaler, gleichzeitig fehlte jedoch die direkte Verbindung zur eigenen Kursverwaltung.

Wer Anwesenheiten bereits intern erfasste, musste sie deshalb möglicherweise zusätzlich in BerD eintragen. Gleiches galt für bestimmte Teilnehmer- und Kursdaten. Besonders bei mehreren parallelen Kursen entstand dadurch erheblicher Zusatzaufwand.

Die neue Kursträgerdienstleisterschnittstelle unterstützt zunächst:

• Anwesenheiten der Teilnehmenden;

• Anwesenheiten der Lehrkräfte;

• Teilnehmermeldungen.

Die Daten werden aus dem angeschlossenen IT-System in BerD übernommen und füllen dort die entsprechende Meldung vor. Nach den offiziellen BAMF-Hinweisen zur BerD-Schnittstelle muss die Meldung anschließend teilweise noch in der Webmaske kontrolliert und abgeschickt werden.

Der Ablauf besteht damit weiterhin aus mehreren Schritten:

1. Die Daten werden in der Kursverwaltung erfasst.

2. Die Schnittstelle überträgt sie an BerD.

3. BerD erstellt beziehungsweise befüllt die Meldung.

4. Eine Verwaltungskraft kontrolliert die Angaben.

5. Die Meldung wird in BerD abgeschickt.

Diese Kontrollstufe ist kein technischer Fehler. Sie stellt sicher, dass die Sprachschule vor der verbindlichen Meldung noch einmal prüfen kann, ob Anwesenheiten, Lehrkräfte und Teilnehmerzuordnungen korrekt sind.

Für die Anbindung benötigt jeder Träger eigene Zugangsdaten. Die technische Prüfung der Software erfolgt stärker zwischen BAMF und Dienstleister als beim etablierten InGe-Verfahren. Ist das Dienstleistersystem bereits abgenommen, muss der einzelne Kursträger grundsätzlich keinen vollständigen technischen Abnahmetest wiederholen. Seine Standorte, Zugänge und internen Verantwortlichkeiten müssen trotzdem eingerichtet werden.

Gibt es eine direkte Schnittstelle zur Ausländerbehörde?

Für eine typische Sprachschule gibt es keine offene Standardschnittstelle, über die ihre Kursverwaltungssoftware direkt mit der örtlichen Ausländerbehörde kommuniziert. Ausländerbehörden sind zwar digital mit anderen öffentlichen Stellen verbunden, diese Verbindungen stehen externen Kursträgern aber nicht frei zur Verfügung.

Wenn eine Ausländerbehörde eine Verpflichtung zum Integrationskurs erteilt, kann sie die erforderlichen Daten über InGe-Online-ABH an das BAMF übermitteln. Die Sprachschule meldet ihre eigenen Kurs- und Teilnehmerdaten ebenfalls an das BAMF. Beide Seiten sind damit an derselben zentralen Datenstruktur beteiligt, kommunizieren aber nicht automatisch direkt miteinander.

Ausländerbehörden verwenden außerdem eigene Fachverfahren und Standards wie XAusländer. Darüber können strukturierte Daten mit dem Ausländerzentralregister, dem BAMF, Meldebehörden oder anderen öffentlichen Stellen ausgetauscht werden.

Die Sprachschule kann dadurch normalerweise nicht:

• die elektronische Akte der Ausländerbehörde einsehen;

• auf das Ausländerzentralregister zugreifen;

• Aufenthaltsdaten selbst korrigieren;

• Zuständigkeiten ändern;

• behördliche Entscheidungen auslösen;

• beliebige XAusländer-Nachrichten versenden.

Sobald ein Vorgang nicht mit den vorhandenen strukturierten Daten gelöst werden kann, beginnt wieder die manuelle Kommunikation. Das betrifft besonders:

• unleserliche oder unvollständige Verpflichtungen;

• fehlende Aktenzeichen;

• widersprüchliche Schreibweisen;

• ungeklärten Aufenthaltsstatus;

• Nichtantritt oder Abbruch;

• nachzureichende Bescheinigungen;

• Zuständigkeitswechsel;

• individuelle Bestätigungen.

Eine Ausländerbehörde kann intern weitgehend digital arbeiten, während die Sprachschule weiterhin eine E-Mail schreibt, eine Bescheinigung hochlädt oder telefonisch nachfragen muss. „Digitalisierte Behörde“ und „direkte Schnittstelle zur Sprachschule“ sind deshalb zwei unterschiedliche Dinge.

Die größten Automatisierungschancen liegen innerhalb der Sprachschule

Auch ohne direkte Schnittstelle zu jeder Behörde kann eine Sprachschule einen großen Teil der vorbereitenden und nachgelagerten Verwaltungsarbeit automatisieren. Der wichtigste Schritt ist eine zentrale Datenbasis, aus der alle relevanten Vorgänge versorgt werden.

Eine moderne Kursverwaltung kann beispielsweise:

• Teilnehmerstammdaten zentral speichern;

• mehrere Behörden- und Personenkennziffern unterscheiden;

• Berechtigungen und Verpflichtungen dem richtigen Datensatz zuordnen;

• Kurse, Module, Standorte und Lehrkräfte verknüpfen;

• fehlende Pflichtfelder sichtbar machen;

• Anwesenheiten zentral dokumentieren;

• Fristen und offene Meldungen anzeigen;

• Dokumente direkt im Vorgang speichern;

• Rückmeldungen des BAMF zuordnen;

• Wiedervorlagen für ausstehende Behördenantworten anlegen;

• Änderungen und Übertragungen nachvollziehbar protokollieren.

Dadurch verschwindet die manuelle Behördenarbeit nicht vollständig. Sie wird aber besser vorbereitet. Eine Verwaltungskraft muss nicht mehr in verschiedenen Listen, E-Mails und Ordnern suchen, bevor sie eine Rückfrage beantworten kann.

Gerade bei mehreren Kursen und Standorten ist es entscheidend, dass nicht jede Person im Team eine eigene Hilfsliste führt. Werden Kurs-, Teilnehmer- und Behördendaten getrennt verwaltet, entstehen früher oder später widersprüchliche Datenstände.

Wie eine verbundene Verwaltung aussehen kann, zeigt das Praxisbeispiel dazu, wie Kurse, Finanzen und Backoffice in einer Software zusammenlaufen.

Menschliche Kontrolle bleibt vor allem erforderlich, wenn:

• Dokumente schlecht lesbar sind;

• Angaben nicht übereinstimmen;

• ein Sonderfall rechtlich oder fachlich bewertet werden muss;

• eine Meldung verspätet erfolgt;

• Fehlzeiten unterschiedlich eingeordnet werden können;

• sich Förder- oder Aufenthaltsstatus ändern;

• eine Behörde zusätzliche Nachweise verlangt;

• eine bereits versendete Meldung korrigiert werden muss.

Eine gute Software nimmt der Verwaltung nicht jede Entscheidung ab. Sie sorgt dafür, dass die Entscheidung auf vollständigen und nachvollziehbaren Informationen beruht.