Wer Integrationskurse anbietet, übernimmt nicht nur den Unterricht, sondern eine umfangreiche, behördlich regulierte Verwaltungsarbeit mit strikten Vorgaben, festen Fristen und regelmäßigen Kontrollen durch das BAMF.

Integrationskurse sind ein zentraler Bestandteil der deutschen Integrationspolitik. Sie sind gesetzlich definiert, öffentlich finanziert und folgen einem streng geregelten Ablauf. Für Sprachschulen bedeutet das: Jede organisatorische Entscheidung und jeder Prozess muss strukturiert, nachvollziehbar und dokumentiert sein.

Warum Integrationskurse so bedeutend sind

Integrationskurse unterscheiden sich deutlich von anderen Deutschkursen. Sie verbinden Sprachvermittlung, Orientierung im Alltag und gesellschaftliche Integration – und stehen damit unter besonderer staatlicher Aufsicht.

Dadurch tragen Träger Verantwortung für:

• die korrekte Durchführung der Kurse,
  
  

• die Einhaltung aller behördlichen Anforderungen,
  
  

• eine vollständige und jederzeit prüfbare Dokumentation.

Doppelte Verantwortung: Unterricht + Verwaltung

Wer Integrationskurse plant, organisiert und durchführt, übernimmt zwei gleichzeitig gleichwertige Aufgabenbereiche:

1. Pädagogische Verantwortung – qualifizierter Unterricht, zugelassene Lehrkräfte, Kursqualität.
   
   

2. Administrative Verantwortung – rechtssichere Verwaltung, Datenübermittlung, Meldungen, Nachweise.
   
   
   

Gerade die Verwaltungsarbeit wird von vielen Schulen unterschätzt.
In der Realität kann sie schnell so viel Zeit beanspruchen wie die Unterrichtsplanung selbst.

Kernpflichten eines Kursträgers (kompakter Überblick)

Ein Träger muss nachweisen können, dass er organisatorisch zuverlässig arbeitet und die rechtlichen Vorgaben einhält. Dazu gehören:

• Elektronische Übermittlung aller kursbezogenen Daten
  
  

• Fristgerechte Meldungen zu Kursbeginn, Abschnitten und Änderungen
  
  

• Vollständige Dokumentation von Anwesenheiten und Prüfungen
  
  

• Fünfjährige Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen
  
  

• Einsatz von anerkannten, zugelassenen Lehrkräften
  
  

• Unterstützung bei BAMF-Kontrollen
  
  

• Transparenz bei Abrechnung und Finanzierung
  
  
  

Warum die Verwaltung oft mehr Zeit beansprucht als der Unterricht

Der Verwaltungsaufwand eines Integrationskurses ist groß – besonders dann, wenn ohne Software oder ausschließlich über die Webmaske gearbeitet wird.

Typische Gründe:

• Manuelle Eingaben für jede Meldung
  
  

• Eng definierte Fristen, die leicht übersehen werden
  
  

• Doppelte Datenpflege (z. B. Excel → Webmaske)
  
  

• Fehler, die zu Rückfragen oder Verzögerungen führen
  
  

• Regelmäßige Änderungen durch neue BAMF-Rundschreiben
  
  

• Notwendigkeit, alle Unterlagen jederzeit prüfbereit zu halten
  
  
  

Gerade bei mehreren parallelen Kursen kann die Verwaltung pro Kurs mehrere Stunden pro Woche beanspruchen – und wird damit schnell zum größten Zeitfaktor im Schulalltag.

Die zentralen Verwaltungsanforderungen des BAMF im Überblick

Das BAMF verpflichtet Träger zu klaren Meldungen, festen Fristen und einer elektronischen, nachvollziehbaren Dokumentation. Jeder Schritt im Kursverlauf – vom Kursstart bis zur Prüfung – muss rechtzeitig und korrekt übermittelt werden. Grundlage dafür ist die Integrationskursverordnung (IntV), die alle administrativen Prozesse definiert.

Damit Träger rechtssicher arbeiten können, müssen sie insbesondere drei Bereiche im Blick behalten:

• Kursorganisation: Beginn, Abschnitte, Änderungen.
  
  

• Teilnehmendenverwaltung: Statuswechsel, Abbrüche, Berechtigungen.
  
  

• Dokumentation: Anwesenheit, Tests, Prüfungen und Aufbewahrungspflichten.
  
  
  

Die elektronische Übermittlung ist dabei nicht „nice to have“, sondern Standard: Alles läuft über die BAMF-Webmaske oder über das InGe-Webservice-Verfahren. Der Grund dahinter ist simpel: Transparenz, klare Abrechnung und bundesweit einheitliche Qualitätsstandards.

Was ist der Unterschied zwischen BAMF-Webmaske und InGe-Webservice – und was nutzen die meisten Schulen heute?

Die BAMF-Webmaske bedeutet manuelle Meldungen. Das InGe-Webservice-Verfahren automatisiert große Teile davon. Obwohl das Webservice-Verfahren erheblich effizienter ist, arbeitet ein Großteil der Schulen weiterhin mit der Webmaske – meistens, weil sie sofort nutzbar und kostenlos ist.

Mit der Webmaske entsteht jedoch schnell hoher Aufwand:

• jede Meldung wird einzeln eingetippt,
  
  

• Fehler schleichen sich leichter ein,
  
  

• doppelte Datenpflege (z. B. Excel → Webmaske) ist häufig.

Das Webservice-Verfahren funktioniert dagegen wie eine Abkürzung: Die Daten werden automatisch aus einer angebundenen Software übermittelt – inklusive Validierungen, die Fehler reduzieren.

Kurzvergleich, damit’s greifbar bleibt:

Warum nutzen so viele trotzdem die Webmaske?
Oft aus Gewohnheit. Oder weil Software (noch) nicht vorhanden ist. Für Schulen mit mehreren Kursen lohnt sich der Umstieg allerdings fast sofort – allein schon wegen der Zeitersparnis.

Welche Daten müssen Kursträger melden und welche Fristen gelten wirklich?

Für Integrationskurse existieren klar definierte Meldepflichten. Die meisten davon haben enge Fristen – manche sogar „sofort“. Kursbeginn, Abschnittsbeginn, Änderungen und Prüfungen müssen vollständig und rechtzeitig eingetragen werden.

Diese Meldungen gehören immer dazu:

• Kursbeginn
  
  

• Verlauf der Kursabschnitte
  
  

• Änderungen bei Raum, Zeit oder Lehrkraft
  
  

• Prüfungsanmeldungen
  
  

• Abbrüche oder Kursende
  
  

• Teilnehmendenstatus (Einstieg, Wechsel, Abbruch)
  
  
  

Die wichtigsten Fristen im Alltag:

• Kursbeginn: spätestens nach 1 Woche
  
  

• Teilzeit-Kurs: spätestens nach 2 Wochen
  
  

• Abschnittsbeginn: unverzüglich
  
  

• Lehrkraft- oder Raumwechsel: ebenfalls unverzüglich
  
  
  

Typische Probleme passieren, wenn Meldungen „liegen bleiben“: Ein Abschnitt startet, aber wird erst Tage später eingetragen. Ein Raumwechsel wird vergessen. Oder Prüfungen werden zu kurzfristig angemeldet. Solche Verzögerungen führen fast immer zu BAMF-Rückfragen – und können die Abrechnung bremsen.

Ein Fall, der vielen bekannt vorkommt: Der Kurs beginnt am Montag, aber der Eintrag passiert erst am späten Freitagabend der Folgewoche. Das BAMF fordert dann zusätzliche Nachweise an, im schlimmsten Fall droht eine Teil-Anerkennung oder Verzögerung bei der Auszahlung.

Zulassung als Integrationskursträger – Voraussetzungen, Bewertung und Nachweise

Die Zulassung als Integrationskursträger hängt davon ab, ob eine Schule organisatorisch, räumlich, pädagogisch und administrativ zuverlässig arbeitet – und wird mithilfe eines Punktesystems bewertet.

Im Zulassungsverfahren wird geprüft, ob die Schule in der Lage ist, stabile Strukturen aufzubauen und die Vorgaben des BAMF einzuhalten. Dazu gehören geeignete Unterrichtsräume, klare Organisationsprozesse, ein belastbarer Verwaltungsablauf und qualifizierte Lehrkräfte.

Welche Nachweise eingereicht werden müssen, variiert je nach Träger, umfasst aber üblicherweise:

• Beschreibungen der organisatorischen Abläufe
  
  

• Konzepte für Kursplanung und internen Informationsfluss
  
  

• Nachweise über die Qualifikation und Zulassung der eingesetzten Lehrkräfte
  
  

• Informationen zu Räumen, Ausstattung und technischer Infrastruktur
  
  
  

Die Bewertung erfolgt nach einem festen Punktesystem: Für eine volle Zulassungsdauer müssen mindestens 75 von 100 Punkten erreicht werden. Ein entscheidender Faktor ist dabei, wie gut die internen Verwaltungsprozesse aufgestellt sind. Schulen, die bereits digital organisiert sind, schneiden hier in der Regel deutlich besser ab.

Eine weitere zentrale Rolle spielt die Lehrkräftezulassung. Alle eingesetzten Dozent:innen müssen den BAMF-Kriterien entsprechen. Fehlt eine gültige Zulassung, kann das ganze Verfahren ins Stocken geraten oder zu Punktabzügen führen.

Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten – was das BAMF wirklich kontrolliert

Kursträger müssen alle relevanten Unterlagen rund um ihre Integrationskurse vollständig, nachvollziehbar und mindestens fünf Jahre lang aufbewahren. Diese Dokumentation ist kein „zusätzlicher Aufwand“, sondern ein zentraler Bestandteil des gesamten Integrationskurs-Systems – und sie wird bei BAMF-Kontrollen regelmäßig, oft sehr genau, überprüft.

Im Fokus stehen vor allem:

• Anwesenheitslisten, die jeden Unterrichtstag eindeutig abbilden
  
  

• Einstufungstests sowie die vollständige Dokumentation des Kursverlaufs
  
  

• Prüfungsunterlagen, inklusive An- und Abmeldungen
  
  

• Nachweise über den Teilnehmendenstatus (Einsteig, Wechsel, Abbruch)
  
  

• Raum-, Zeit- und Lehrkräfteplanung
  
  
  

Dabei achtet das BAMF nicht nur darauf, ob die Unterlagen vorhanden sind, sondern auch darauf, wie sie geführt wurden: sauber, nachvollziehbar, fehlerfrei und ohne Lücken. Jede Unregelmäßigkeit – selbst kleine – kann zu Rückfragen führen.

Diese Dokumentation ist deshalb so kritisch, weil sie die Grundlage jeder Abrechnung, jeder Teilnehmerentscheidung und jeder späteren Prüfung bildet. Wenn etwas fehlt oder unklar ist, kann das BAMF die Anerkennung des Abschnitts infrage stellen oder weitere Nachweise verlangen.

Typische Fehler entstehen oft aus ganz einfachen Alltagssituationen:
Ein Testbogen wird versehentlich nicht abgeheftet. Eine Anwesenheitsliste hat zwei offene Felder. Eine Kursverlaufsdokumentation wurde zwar erstellt, aber nicht richtig datiert. Auf den ersten Blick wirkt das harmlos – in der Gesamtschau kann es jedoch zu ernsthaften Konsequenzen führen, insbesondere wenn mehrere solcher Detailfehler auftreten.

Genau deshalb lohnt es sich, die Dokumentation als festen, routinierten Prozess in Deinen Schulablauf zu integrieren. Mit klaren Zuständigkeiten und einer strukturierten Ablage vermeidest Du viele Probleme, bevor sie überhaupt entstehen.

Was passiert, wenn Meldungen zu spät, falsch oder gar nicht abgegeben werden?

Zu späte oder fehlerhafte Meldungen führen fast immer zu Rückfragen, Verzögerungen in der Abrechnung und können bei wiederholten Verstößen zum Risiko für die Trägerzulassung werden.

In der Praxis passieren immer wieder dieselben Meldefehler:

• Abschnittsbeginn wird nicht rechtzeitig übermittelt
  
  

• Raum- oder Lehrkraftwechsel wird vergessen
  
  

• Kursbeginn wird erst Tage nach Start gemeldet
  
  

• Teilnehmende werden nicht korrekt nachgemeldet
  
  

• Prüfungsanmeldungen gehen zu spät raus
  
  
  

Das BAMF bewertet bestimmte Bereiche besonders streng: Kursbeginn, Abschnittsbeginn und Änderungsmeldungen gehören dazu. Wenn hier mehrfach Fristen verpasst werden, gilt das als Organisationsmangel – ein ernstes Signal im Rahmen der Qualitätssicherung.

Die Konsequenzen reichen von zusätzlichen Nachweisanforderungen über verzögerte Auszahlungen bis hin zu formalen Rügen. Im ungünstigsten Fall kann das BAMF eine Überprüfung der Zuverlässigkeit anstoßen, was die gesamte Trägerzulassung gefährden kann.

Effiziente Verwaltung: Wie digitale Tools und InGe-Schnittstelle Sprachschulen entlasten

Digitale Verwaltungssysteme übernehmen viele Meldungen automatisch, reduzieren Fehler und sorgen dafür, dass Schulen jederzeit einen klaren Überblick über ihre Kurse, Abschnitte und Teilnehmenden behalten.

Schulen ohne Software kämpfen häufig mit denselben Problemen: Meldungen werden händisch eingetippt, Daten liegen in mehreren Excel-Tabellen verstreut, Abschnitte werden versehentlich verspätet gemeldet oder Prüfungslisten sind unvollständig. Je mehr Kurse laufen, desto unübersichtlicher wird der gesamte Prozess.

Moderne Tools lösen das, indem sie:

• Meldungen über die InGe-Schnittstelle automatisiert verschicken
  
  

• Daten validieren, bevor sie ans BAMF gehen
  
  

• Kurse, Lehrkräfte und Teilnehmende zentral in einem System abbilden
  
  

• doppelte Dateneingaben überflüssig machen
  
  
  

Ein gutes Beispiel ist die Meldung eines Abschnittsbeginns: Ohne Software muss die Verwaltung Datum und Kursdaten in die Webmaske eintragen, prüfen, speichern und versenden. Mit einer Schnittstelle reicht ein Klick – das System übernimmt den Rest und prüft automatisch, ob alle Angaben korrekt sind.

Gerade für Träger mit mehreren Kursen pro Jahr entsteht dadurch ein deutlicher Unterschied im Aufwand.

Welche aktuellen Änderungen 2024/25 müssen Integrationskursträger unbedingt kennen?

Das BAMF hat in den letzten Rundschreiben 2024/25 mehrere Bereiche verschärft: strengere Meldepflichten, höhere Anforderungen an Datenqualität und detailliertere Vorgaben für digitale Kursformen.

Aktuelle Änderungen betreffen vor allem:

• präzisere Fristen und Meldepflichten
  
  

• neue Qualitätsanforderungen bei Anwesenheit und Prüfungen
  
  

• strengere Kontrollen von Kurs- und Abschnittsdaten
  
  

• ein ergänzendes Konzept für virtuelle Klassenzimmer
  
  

• verstärkter Fokus auf korrekte Teilnehmenden-Statusmeldungen
  
  
  

Besonders der Bereich „virtuelle Klassenzimmer“ wurde erweitert: Träger müssen ein zusätzliches Konzept einreichen, das technische Ausstattung, Betreuung, Kommunikation und Qualitätskontrolle beschreibt.

Die Tendenz ist klar: Das BAMF legt immer mehr Wert auf digitale, korrekte und vollständige Daten. Schulen, die ihre Prozesse gut strukturiert oder bereits digitalisiert haben, sind hier deutlich im Vorteil.

BAMF-Pflichten kompakt: Was Du als Träger jederzeit im Blick behalten musst

Die tägliche Verwaltungsarbeit eines Integrationskursträgers besteht aus vielen kleinen, aber wichtigen Schritten. Damit Du schnell erkennst, welche Aufgaben wirklich kritisch sind, findest Du hier die wichtigsten Pflichten im kompakten Überblick.

Diese Übersicht eignet sich auch ideal für interne Arbeitsabläufe oder als kleiner Spickzettel für Dein Team – sie fasst genau die Bereiche zusammen, in denen die meisten Fehler und Verzögerungen entstehen.

Die wichtigsten Melde- und Dokumentationspflichten

Diese Übersicht zeigt die zentralen Verwaltungsbereiche, in denen Träger regelmäßig mit dem BAMF in Kontakt stehen. Sie fasst die operativen Anforderungen kompakt zusammen und bietet eine klare Struktur für alle Prozesse rund um Kursmeldungen, Dokumentation und Prüfungen.