Ein Interessent kommt zum Einstufungstest. Die Verwaltung druckt die Unterlagen aus, trägt die Personendaten ein und gibt alles an die zuständige Lehrkraft weiter. Nach dem Test werden Ergebnisse übertragen, Dokumente abgelegt und die passende Kursart beziehungsweise der richtige Kursabschnitt bestimmt.

Jeder einzelne Schritt funktioniert. Trotzdem entsteht rund um die Einstufung schnell viel Verwaltungsarbeit.

Seit 2026 können Sprachschulen den neuen BAMF-Einstufungstest unter bestimmten Voraussetzungen auch digital durchführen. Statt Papier können dabei beispielsweise PC, Laptop oder Tablet eingesetzt werden. Auch eine eigene digitale Testplattform ist grundsätzlich möglich.

Digital bedeutet aber nicht automatisch einfacher.

Denn die Schule bleibt verantwortlich für die ordnungsgemäße Durchführung, die richtige Testversion, die Bewertung, den Datenschutz und die vollständige Dokumentation. Auch der mündliche Teil und die abschließende Beratung verschwinden durch die Digitalisierung nicht.

Für Sprachschulen stellen sich deshalb vor allem diese Fragen:

• Muss der Einstufungstest jetzt digital stattfinden?

• Welche Geräte dürfen eingesetzt werden?

• Kann der Test von zu Hause durchgeführt werden?

• Welche Aufgaben darf eine Software automatisch auswerten?

• Was passiert bei technischen Problemen?

• Welche Unterlagen müssen anschließend gespeichert werden?

• Und wie lässt sich die Einstufung sinnvoll mit der weiteren Teilnehmendenverwaltung verbinden?

In diesem Artikel zeigen wir, welche Vorgaben seit 2026 gelten und wie du den digitalen Einstufungstest organisatorisch sauber in deine Sprachschule integrierst.

Das hat sich beim BAMF-Einstufungstest seit 2025 und 2026 geändert

Das neue einheitliche Einstufungssystem ist bereits seit 2025 verpflichtend. Seit 2026 haben Kursträger zusätzlich die Möglichkeit, die vorgesehenen Testunterlagen unter bestimmten Voraussetzungen digital durchzuführen.

Wichtig ist zunächst die zeitliche Trennung zwischen zwei verschiedenen Änderungen.

Seit dem 1. Oktober 2025 muss das neue Einstufungssystem bei Integrationskursen eingesetzt werden. Für Berufssprachkurse gilt es seit dem 1. November 2025.

Erst im nächsten Schritt kam die Möglichkeit zur digitalen Durchführung hinzu. Für Integrationskurse veröffentlichte das BAMF die entsprechenden Vorgaben im März 2026. Für Berufssprachkurse folgten sie im April 2026.

Das bedeutet:

Neues Einstufungssystem → seit 2025 verpflichtend

Digitale Durchführung → seit 2026 zusätzlich möglich

Die digitale Variante ersetzt dabei nicht das Einstufungsverfahren selbst. Inhalt, Testlogik und fachliche Bewertung bleiben an die entsprechenden Vorgaben gebunden.

Je nach Einstufung können mehrere Bestandteile zusammenkommen, darunter:

• mündliche Aufgaben,

• schriftliche Aufgaben,

• Lesen und Schreiben,

• gegebenenfalls alphabetisierungsbezogene Bausteine,

• Informationen zum bisherigen Lernweg,

• Auswertung,

• Gesamtergebnis,

• abschließende Beratung.

Der digitale Einstufungstest darf deshalb nicht mit einem einfachen Online-Sprachtest verwechselt werden, bei dem Interessierte einige Multiple-Choice-Fragen beantworten und anschließend automatisch ein Niveau angezeigt bekommen.

Bei der BAMF-Einstufung geht es um einen vollständigen und nachvollziehbaren Einstufungsprozess.

Die digitale Durchführung verändert den gesamten Verwaltungsprozess

Die Digitalisierung betrifft nicht nur das Ausfüllen des Tests. Auch Vorbereitung, technische Kontrolle, Speicherung, Auswertung, Unterschrift und Archivierung müssen neu organisiert werden.

Genau hier liegt der entscheidende Unterschied zwischen einem digitalen Dokument und einem wirklich digitalen Prozess.

Eine PDF auf einem Tablet spart zunächst Papier. Wenn die Verwaltung danach aber Ergebnisse manuell übernimmt, verschiedene Dateien zusammensucht und die Kurszuordnung wieder in einem anderen System dokumentiert, bleibt ein großer Teil der ursprünglichen Arbeit bestehen.

Beim digitalen Einstufungstest entsteht deshalb eine neue Verwaltungskette:

Test vorbereiten → Person identifizieren → Technik prüfen → Test durchführen → auswerten → beraten → dokumentieren → Kurs zuordnen

Die einzelnen Schritte unterscheiden sich teilweise deutlich von der klassischen Papierlösung.

Die Vorteile entstehen deshalb vor allem dann, wenn die einzelnen Schritte miteinander verbunden sind. 

Ein digitaler Test kann beispielsweise verhindern, dass Ergebnisse erneut abgetippt werden müssen. Eine strukturierte Ablage kann die Suche nach Unterlagen vereinfachen. Eine automatische Zwischenspeicherung kann verhindern, dass Bearbeitungen verloren gehen.

Ohne einen klaren Prozess entstehen dagegen nur neue digitale Ablageorte neben den bisherigen Papier- und Excel-Strukturen.

Muss der Einstufungstest seit 2026 digital durchgeführt werden?

Nein. Sprachschulen sind nicht verpflichtet, den Einstufungstest digital durchzuführen. Verpflichtend ist das neue Einstufungssystem, nicht das digitale Testmedium.

Eine Sprachschule muss deshalb nicht allein wegen der neuen Regelung sofort Tablets kaufen oder eine Prüfungsplattform einführen.

Grundsätzlich sind unterschiedliche Modelle möglich:

• weiterhin analoge Durchführung,

• digitale Durchführung einzelner Bestandteile,

• Arbeit mit digital ausfüllbaren Unterlagen,

• Einsatz einer geeigneten Test- oder Prüfungsplattform.

Welche Lösung sinnvoll ist, hängt stark vom eigenen Verwaltungsalltag ab.

Eine kleinere Sprachschule mit wenigen Einstufungen pro Monat kann beispielsweise mit einer gut organisierten digitalen Dokumentenlösung ausreichend aufgestellt sein.

Bei größeren Trägern sieht das anders aus. Finden regelmäßig Einstufungen statt, arbeiten mehrere Personen an einem Vorgang oder gibt es verschiedene Standorte, können zentrale digitale Prozesse deutlich wichtiger werden.

Hinweise darauf sind beispielsweise:

• Unterlagen werden regelmäßig gesucht.

• Ergebnisse müssen mehrfach übertragen werden.

• mehrere Mitarbeitende führen Einstufungen durch.

• Testdaten und Teilnehmendendaten liegen an unterschiedlichen Orten.

• alte und aktuelle Dokumentversionen liegen parallel vor.

• Informationen werden nach der Einstufung erneut in die Kursverwaltung übertragen.

• verschiedene Standorte arbeiten mit eigenen Ablagesystemen.

Digitalisierung lohnt sich deshalb nicht automatisch, weil Papier moderner ersetzt wird.

Sie lohnt sich dort, wo sie Übergaben, doppelte Eingaben und parallele Ablagen reduziert.

Zwei Wege zum digitalen Einstufungstest: PDF oder Testplattform

Sprachschulen können entweder mit digital ausfüllbaren Testunterlagen arbeiten oder die vorgesehenen Inhalte in einer geeigneten digitalen Test- beziehungsweise Prüfungsplattform abbilden.

Beide Varianten können funktionieren. Sie lösen aber unterschiedliche Probleme.

Die einfachere Variante besteht darin, die vorgesehenen Dokumente digital bearbeiten zu lassen. Teilnehmende beziehungsweise die zuständige Lehrkraft tragen Antworten, Bewertungen und weitere Angaben direkt am Gerät ein.

Das hat einige praktische Vorteile:

• geringer Einrichtungsaufwand,

• vertraute Darstellung der Unterlagen,

• kein umfangreiches zusätzliches Testsystem,

• weniger Ausdrucke,

• direkte digitale Ablage.

Die Verwaltung verschwindet dadurch allerdings nicht.

Für jede Einstufung muss weiterhin geregelt sein:

• Welche Datei gehört zu welcher Person?

• Welche Testversion wird verwendet?

• Wo wird sie gespeichert?

• Wer darf sie bearbeiten?

• Wie wird die Bearbeitungszeit kontrolliert?

• Wie werden einzelne Bausteine zusammengeführt?

• Wer prüft die Vollständigkeit?

Eine ausfüllbare PDF ist deshalb eine digitale Testunterlage, aber noch kein automatisierter Einstufungsprozess.

Eine eigene Testplattform kann einige dieser Schritte stärker strukturieren.

Je nach Lösung können beispielsweise möglich sein:

• automatische Zwischenspeicherung,

• Zeitsteuerung,

• Pflichtfelder,

• eindeutige Personenzuordnung,

• automatische Auswertung bestimmter Aufgaben,

• Übertragung bereits feststehender Punktwerte,

• strukturierter PDF-Export.

Dafür steigt die technische und organisatorische Verantwortung.

Die Schule muss sicherstellen, dass Inhalte korrekt übertragen werden und die vorgegebene Struktur erhalten bleibt. Auch Testversionen, Datenschutz, Zugriffsrechte und Exportmöglichkeiten müssen kontrolliert werden.

Die Entscheidung sollte deshalb nicht lauten:

„Was ist digitaler?“

Sondern:

„Welche Lösung passt zu unserem Testvolumen und unserem Verwaltungsprozess?“

Darf der digitale Einstufungstest von zu Hause durchgeführt werden?

Grundsätzlich bleibt der digitale Einstufungstest ein kontrollierter und beaufsichtigter Prozess. „Digital“ bedeutet deshalb nicht automatisch, dass Teilnehmende den Test einfach von zu Hause durchführen können.

Das ist eine wichtige Abgrenzung zu vielen allgemeinen Online-Einstufungstests.

Ein Interessent kann bei privaten Sprachkursen häufig zu Hause einen kurzen Test ausfüllen und anschließend eine ungefähre Empfehlung erhalten. Für die Einstufung im BAMF-Kontext gelten deutlich konkretere Anforderungen.

Ein unbeaufsichtigter Heimtest würde beispielsweise Fragen aufwerfen bei:

• Identitätskontrolle,

• Bearbeitungszeit,

• Verwendung von Übersetzungsprogrammen,

• Hilfe durch andere Personen,

• Zugriff auf Testmaterial,

• technischen Unterbrechungen,

• Dokumentation der Durchführung.

Die reguläre digitale Variante findet deshalb grundsätzlich unter kontrollierten Bedingungen statt.

Für bestimmte Fälle bestehen Möglichkeiten einer virtuellen Durchführung. Dafür gelten jedoch gesonderte Voraussetzungen. Das betrifft unter anderem bestimmte virtuelle Kurskonstellationen beziehungsweise Situationen, in denen eine Durchführung vor Ort im vorgesehenen Rahmen nicht zumutbar ist.

Auch dann muss die Sprachschule den vollständigen Vorgang organisieren.

Dazu gehören beispielsweise:

• Identitätsprüfung,

• Aufsicht,

• technische Vorbereitung,

• Umgang mit Unterbrechungen,

• Durchführung mündlicher Bestandteile,

• Dokumentation,

• abschließendes Beratungsgespräch.

Ein Link zu einem Online-Test allein erfüllt diese Anforderungen nicht.

Diese technischen Voraussetzungen braucht ein digitaler Einstufungstest

Die digitale Lösung muss eine sichere Bearbeitung, zuverlässige Speicherung, eindeutige Zuordnung und vollständige Dokumentation ermöglichen. Gleichzeitig muss sie für die teilnehmende Person praktisch bedienbar sein.

Als Geräte kommen insbesondere trägereigene PCs, Laptops oder Tablets infrage. Smartphones sind für die reguläre Durchführung nicht vorgesehen.

Technik bedeutet dabei mehr als ein funktionierendes Gerät.

Teilnehmende müssen auch in der Lage sein, die notwendigen Bedienhandlungen durchzuführen.

Dazu gehören beispielsweise:

• scrollen,

• Auswahlfelder anklicken,

• Eingaben ändern,

• Maus oder Touchpad bedienen,

• Touchscreen verwenden,

• Texte über eine Tastatur eingeben.

Das sollte vor Beginn kurz geprüft werden.

Denn eine Person kann sprachlich gut aufgestellt sein und gleichzeitig kaum Erfahrung mit einem Computer haben. Schwierigkeiten mit Tastatur, Maus oder Benutzeroberfläche dürfen das Testergebnis nicht unnötig beeinflussen.

Für die technische Umsetzung sind außerdem mehrere Anforderungen relevant:

Vor jedem Einstufungstermin lohnt sich zusätzlich ein kurzer Technik-Check:

• Ist die richtige Testversion geöffnet?

• Ist das Gerät geladen?

• Funktionieren Maus, Tastatur oder Touchscreen?

• Werden Eingaben gespeichert?

• Funktioniert die Zeitsteuerung?

• Ist die Internetverbindung stabil?

• Gibt es ein Ersatzgerät?

• Wissen Mitarbeitende, was sie bei einem Problem tun sollen?

Gerade wenn mehrere Personen Einstufungstests vorbereiten, sollte daraus ein einheitlicher interner Ablauf werden.

Was passiert, wenn während des Tests das Internet oder das Gerät ausfällt?

Eine technische Störung sollte den bisherigen Testfortschritt nicht einfach löschen. Die digitale Lösung muss deshalb Zwischenergebnisse zuverlässig sichern und eine kontrollierte Fortsetzung ermöglichen.

Technische Ausfälle gehören zu den Situationen, die sich nicht vollständig verhindern lassen.

Typische Beispiele sind:

• WLAN fällt aus,

• der Browser wird geschlossen,

• das Tablet reagiert nicht mehr,

• der Akku ist leer,

• die Sitzung läuft ab,

• die Software stürzt ab,

• eine Eingabe wird nicht korrekt gespeichert.

Problematisch wird das vor allem dann, wenn die Sprachschule erst während des Tests entscheidet, wie damit umgegangen werden soll.

Besser ist ein festgelegter Notfallprozess.

Zum Beispiel:

1. Bearbeitung stoppen.

2. Zeitpunkt und Störung festhalten.

3. gespeicherten Zwischenstand kontrollieren.

4. technische Ursache prüfen.

5. Fortsetzung durch die zuständige Person freigeben.

6. bei Bedarf auf ein vorbereitetes Ersatzgerät wechseln.

7. kontrollieren, ob die regulären Testbedingungen weiterhin gewährleistet sind.

Zusätzlich sollten Verantwortlichkeiten geklärt sein.

Wer hilft bei einem technischen Problem? Wer entscheidet, ob der Test fortgesetzt werden kann? Wer dokumentiert eine längere Unterbrechung? Wann muss ein neuer Termin vereinbart werden?

Das klingt zunächst nach zusätzlicher Organisation.

Langfristig schafft ein klarer Ablauf aber genau das Gegenteil: Mitarbeitende müssen im Problemfall nicht improvisieren und Teilnehmende erhalten vergleichbare Bedingungen.

Menschliche Bewertung, Datenschutz und Beratung bleiben zentral

Die Digitalisierung kann einzelne Aufgaben unterstützen, ersetzt aber weder die fachliche Bewertung noch das Beratungsgespräch. Gleichzeitig entstehen zusätzliche Anforderungen an Datenschutz und Zugriffsrechte.

Besonders geschlossene Aufgaben lassen sich technisch gut unterstützen.

Wenn eine Aufgabe eindeutig richtig oder falsch beantwortet werden kann, können Punkte entsprechend der vorgesehenen Bewertungslogik automatisch berechnet oder übertragen werden.

Bei produktiven Sprachleistungen funktioniert das nicht so einfach.

Dazu gehören beispielsweise:

• freie schriftliche Antworten,

• mündlicher Ausdruck,

• kommunikative Fähigkeiten,

• individuelle sprachliche Besonderheiten.

Sprachkompetenz ist außerdem selten in allen Bereichen gleich stark.

Eine Person kann Texte problemlos verstehen, aber kaum frei sprechen. Eine andere Person kommuniziert flüssig, hat aber Schwierigkeiten beim Schreiben. Wieder andere verfügen über gute Grammatikkenntnisse, haben jedoch seit Jahren keinen Kurs besucht.

Genau deshalb bleibt die fachliche Einschätzung wichtig.

Der Einstufungstest liefert eine strukturierte Grundlage. Die endgültige Empfehlung darf aber nicht einfach auf eine automatisch erzeugte Zahl reduziert werden.

Auch das abschließende Beratungsgespräch bleibt ein wichtiger Bestandteil.

Datenschutz beginnt vor dem ersten Test

Beim digitalen Einstufungstest werden personenbezogene Daten elektronisch verarbeitet. Deshalb müssen bei der Auswahl und Nutzung einer digitalen Lösung auch die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung berücksichtigt werden.

Dazu können unter anderem gehören:

• Name,

• Geburtsdatum,

• Antworten,

• Testleistungen,

• Bewertungen,

• Ergebnisse.

Wird eine externe Plattform eingesetzt, muss deshalb geklärt werden, wie diese Daten verarbeitet und geschützt werden.

Vor der Einführung sollte die Sprachschule insbesondere prüfen:

• Gibt es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung?

• Wo werden die Daten gespeichert?

• Wer kann auf die Daten zugreifen?

• Welche Rollen erhalten welche Berechtigungen?

• Gibt es ein Lösch- und Aufbewahrungskonzept?

• Werden Sicherungskopien erstellt?

• Können die vollständigen Unterlagen exportiert werden?

• Was passiert bei einem späteren Anbieterwechsel?

Auch eine technisch moderne Lösung ist nur dann sinnvoll, wenn die Schule langfristig Zugriff auf ihre eigenen Dokumente behält.

Hinzu kommt die Benutzerfreundlichkeit.

Klare Navigation, gut erkennbare Eingabefelder, lesbare Texte und verständliche Fehlermeldungen helfen dabei, dass die Technik möglichst wenig Einfluss auf das eigentliche Testergebnis hat.

Was muss nach dem digitalen Einstufungstest dokumentiert werden?

Der vollständige Einstufungsvorgang muss so gespeichert werden, dass später nachvollziehbar ist, wer wann mit welcher Testversion eingestuft wurde, wie das Ergebnis zustande kam und welche Empfehlung daraus folgte.

Nur das abschließende Sprachniveau in einer Excel-Liste zu speichern, reicht deshalb nicht aus.

Zur Dokumentation können je nach Test unter anderem gehören:

• Name der teilnehmenden Person,

• Geburtsdatum,

• Datum der Einstufung,

• verwendete Testversion,

• bearbeitete Testbausteine,

• Antworten,

• erreichte Punkte,

• fachliche Bewertungen,

• Name der einstufenden Person,

• notwendige Unterschriften,

• Gesamtergebnis,

• abschließende Empfehlung.

Besonders wichtig ist dabei die Versionskontrolle.

Eine digitale Vorlage kann schnell über lange Zeit weiterverwendet werden, ohne dass jemand bemerkt, dass inzwischen eine neue Version veröffentlicht wurde.

Auch dafür sollte es einen festen Ablauf geben:

1. Neue Vorgaben beziehungsweise Testversionen prüfen.

2. aktuelle Unterlagen im System hinterlegen.

3. digitale Darstellung kontrollieren.

4. einen Testlauf durchführen.

5. alte Version für neue Einstufungen sperren.

6. Mitarbeitende über die Änderung informieren.

Nach jedem einzelnen Test braucht es ebenfalls einen klaren Abschluss.

Sind alle Bausteine vorhanden? Wurden offene Aufgaben bewertet? Stimmen die übertragenen Ergebnisse? Sind die notwendigen Unterschriften vorhanden? Ist der Vorgang vollständig gespeichert?

Erst danach folgt der nächste entscheidende Schritt: die Kurszuordnung und die weitere Verwaltung von BAMF-Integrationskursen.

Und genau dort zeigt sich, ob die Digitalisierung tatsächlich Verwaltungsarbeit spart.

Wenn das Testergebnis in einer PDF liegt, die Teilnehmendendaten in Excel stehen und die Kursplanung in einem dritten System erfolgt, müssen Informationen weiterhin manuell übertragen werden.

Ein durchgängiger Prozess sieht dagegen so aus:

Anfrage → Einstufung → Beratung → Kurszuordnung → Anmeldung → Kursverwaltung

Je besser diese Schritte miteinander verbunden sind, desto leichter lassen sich die Abläufe in der Sprachschule optimieren und unnötige doppelte Eingaben vermeiden.

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Fazit: Der digitale Einstufungstest ist nur so gut wie der Prozess dahinter

Seit 2026 haben Sprachschulen deutlich mehr Möglichkeiten, den neuen BAMF-Einstufungstest digital durchzuführen. Das kann Papier reduzieren, Ablage vereinfachen und bestimmte Übertragungsfehler vermeiden.

Eine Digitalpflicht besteht allerdings nicht.

Entscheidend ist vielmehr, dass die gewählte Lösung zum eigenen Verwaltungsprozess passt.

Vor der Einführung sollten Sprachschulen deshalb nicht nur über Geräte und Software nachdenken, sondern den gesamten Ablauf betrachten:

• Wie wird der Test vorbereitet?

• Wer ist verantwortlich?

• Wie werden technische Probleme gelöst?

• Wie werden Ergebnisse bewertet?

• Wo werden Unterlagen gespeichert?

• Wie wird die aktuelle Testversion sichergestellt?

• Wie gelangt das Ergebnis anschließend in die Teilnehmenden- und Kursverwaltung?

Denn ein Tablet allein digitalisiert noch keinen Prozess.

Der größte Vorteil entsteht dann, wenn Daten nach der Einstufung nicht wieder manuell in die nächsten Listen und Systeme übertragen werden müssen.

So wird der digitale Einstufungstest zu dem, was er sein kann: ein sinnvoller Baustein einer moderneren und übersichtlicheren Sprachschulverwaltung.